ארכיון נתיבי ישראל, מע"צ

רקע

netive-israel_newנתיבי ישראל – החברה הלאומית לתשתיות תחבורה בע"מ היא חברה ממשלתית האחראית לפיתוח תשתיות התחבורה בישראל. החברה עוסקת בתכנון, פיתוח ואחזקה של מרבית הכבישים הבינעירוניים בישראל, לרבות מחלפים גשרים ולאחרונה אף מסילות רכבת. החברה הוקמה כחברה ממשלתית והיא ממשיכת דרכה של מ.ע.צ. ההיסטורית.
ברשות ארכיון "נתיבי ישראל" קיימים עשרות אלפי תצלומים, תמונות, סרטונים ושאר רכיבי מדיה משנותיה הראשונות של החברה, החל בתחילת שנות ה 20 של המאה הקודמת ועד עצם היום הזה. הארכיון משמש הן כארכיון היסטורי המשמר את המידע ההיסטורי של הארגון, והן כארכיון תפעולי אליו מועברים חומרים מדי יום ובאופן שוטף.

הצורך

כל קבצי המדיה והתצלומים בארכיון קוטלגו ונוהלו בתיקיות ממוחשבות ובקבצי אקסל, עליהם גם נשמרו נתוני הפריטים והקבצים.
שאיפת הארכיון הייתה ליצור מרכז מידע מסודר של כל אוסף התצלומים והמדיה הדיגיטלית בעבר ובהווה על מערכת מרכזית אחת, ולאפשר גישה מקסימאלית ונוחה למידע עבור עובדי הארגון.
"חברת נתיבי ישראל" חיפשה מערכת שתספק לה פתרון מלא עבור ניהול הארכיון הדיגיטלי – הכולל חומרים היסטוריים וחומרים הנמצאים בשימוש יומיומי, תוך מתן אפשרות לאחזור מידע מהיר וידידותי, שיאפשר הן שליפת הקבצים מתוך מאגר המידע, והן חיפוש בקבצים עצמם.

הפתרון

IDEA Arc  – מערכת לניהול מידע דינאמי המותאמת לארכיונים, באמצעותה ניתן להפוך את המידע האצור בארכיון לנגיש עבור הקהל הרחב. המערכת כוללת תכונות ייחודיות לארכיונים כגון הורשה אוטומטית של נתונים בין רשומות מאוספים שונים, קישורים היררכיים בין הרמות השונות של המבנה האדמיניסטרטיבי בארכיון, ניהול תהליך ספר נכנסות ועוד. כמו כן תומכת המערכת בסטנדרטים הבינלאומיים המקובלים בעולם הארכיונאות ( ISAD G, EAD, ISAAR ) ומאפשרת יכולות שיתוף מידע מתקדמות בין ארכיונים שונים והתקשרויות בין מערכות שונות, המהוות בסיס להשתלבות בקטלוגים מאוחדים ופורטלים בינלאומיים.

היישום

לאחר תהליך של מכרז, בחרה חברת "נתיבי ישראל" בחברת "אידאה מערכות מידע" ליישום הפרויקט, אשר כלל הסבות של עשרות אלפי רשומות מקבצי אקסל, חלוקה למאגרי מידע ייחודיים בהתאם למבנה הארכיון וחשיפת החומרים ברשת האינטרנט הפנימית של הארגון.
שלב האפיון כלל בניה ויצירה של סוגי חומרים חדשים ייחודיים לארכיון "נתיבי ישראל", כגון פרויקט, עבודות אחזקה, תיעוד תאונות דרכים ועוד. כמו כן, חולק בסיס הנתונים לעשרה מאגרי מידע בהתאם לחומרי הארכיון, ביניהם תיעוד תאונות דרכים, אישים ואירועים, תיעוד פרויקטים, תיעוד עבודות אחזקה, מאגר תצלומי אוויר ועוד.
הסבות הנתונים של התצלומים התבצעו באמצעות קליטות נתונים מאסיביות ישירות לאפליקציה של מערכת IDEA Arc  ולא באמצעות כלי ההסבה הסטנדרטיים של אידאה.
בשלב הראשון, קטלגו ומפתחו אנשי ארכיון "נתיבי ישראל" את כל התמונות באוסף ותיעדו את הנתונים בקבצי אקסל בעלי מבנה סגור שהועברו אליהם על ידי אידאה. בהמשך, הומרו קבצי האקסל על ידי חברת אידאה לקבצי XML  ונקלטו למערכת. בסיום קליטת הנתונים כללה המערכת של הארכיון את כל הפריטים מסוג חומר "תצלום" עם כל המידע שעודכן לגביהם בקובץ החיצוני (מטאדתא ומולטימדיה).

התועלת

יישום הפתרון באמצעות מערכת IDEA Arc של חברת אידאה מערכות מידע, סייע לארכיון "נתיבי ישראל" בהשגת היעדים למחשוב וניהול הארכיון הדיגיטאלי וכן מאפשר אחזור וחשיפת המידע בצורה נוחה ומהירה לטובת עובדי החברה במחלקות השונות, העושים שימוש יומיומי במערכת. כיום ניתן  לאתר את כלל פריטי המידע מכל סוגי החומרים, בכל חתך מבוקש ומזוויות מידע שונות, בחיפוש אחד ובמערכת מרכזית ואינטרנטית.
בנוסף, הקונספט הייחודי של מערכת IDEA Arc מאפשר לארכיון שימור וניהול של כל המידע המורשתי, הן ההיסטורי והן התפעולי, תחת מערכת מרכזית אחת הכוללת תהליכים מותאמים לניהול שני סוגי הארכיונים.

הטכנולוגיה

IDEA Arc, Ms SQL Server, DT Search, IDEA-web

"תהליך בחירת המערכת כלל בחינה מקדימה של מספר מערכות בהתאם לרשימת פרמטרים שנקבעה מראש.הסיבות לבחירת המערכת של אידאה היו ממשק ידידותי ונוח למשתמש ואפשרויות אחזור חומר מגוונות ובמספר רמות.
כיום, לאחר עבודה מרובה עם אידאה, אנו יכולים להעיד כי תרומתה המרכזית של המערכת מתבטאת בעבודה השוטפת ובאפשרויות האחזור המהיר של תיעוד מצולם – הן היסטורי והן תיעוד מצולם של שלבי העבודה בפרויקטים הנמצאים כעת בשלב פיתוח"
אורן המאירי, מנהל ארכיון "נתיבי ישראל"

מוצרים קשורים

חזרה לרשימת הלקוחות