לניהול הרכש בספרייה שלך
מודול הרכש מסייע ומייעל את תהליכי העבודה הפנימיים והחיצוניים של הספרייה, מספק ניהול מלא של תהליכי הרכש, תקציבי הספרייה והקשר מול ספקיה.
באמצעות מודול הרכש מנהלת הספרייה / מרכז המידע את ההתקשרות מול הספקים החיצוניים של הארגון בנושאי הרכש. השימוש במודול מאפשר הפקת בקשות להצעות מחיר, הזמנות רכש, חישוב הנחות ומע"מ, מעקב אחר ההזמנות, בקשות ומשלוחים, ניהול התקציב והפקת דוחות.
המודול הינו חלק אינטגרלי ממוצרי אידאה, כך שהשימוש בו נעשה במערכת עצמה ולא באמצעות תוכנה חיצונית. הודות לכך מסכי העבודה ידידותיים וזהים למסכי המערכת המוכרים, וניתן באמצעותם לקשר את כל המידע אודות הרכישה לפריטים שבקטלוג: כתבי עת, ספרים ומאמרים, לצורך קבלת תיעוד מרבי אודות ההיסטוריה של הפריט. יתר על כן, שלבי העבודה השונים מתבצעים בהתאם למנגנון ההרשאות, וכן נשמר תיעוד מלא של כל הפעולות המבוצעות, לטובת בקרה של מנהלי המערכת על תהליך הרכישה.
המודול גמיש וניתן לעדכון והתאמה לתהליכי הרכש השונים ולצרכים של כל ספרייה / מרכז מידע.
יכולות מובילות
הזמנות – סט כלים לטיפול בהזמנות מול ספקים, משלב הכנת ההזמנה עד שלב אספקת הפריטים לספריה וחיוב התקציב המתאים, כולל מעקב אחר אספקתן. כמו כן, ניתן לרשום את פרטי החשבונית ולקשרה להזמנה.
ספקים – ניהול רשימת הספקים, עדכון נתוני ספקים ומעקב אחר הפעילות מול כל ספק. בנוסף, ניתן להגדיר פרמטרים שונים הקובעים את אופן ההתקשרות עם הספק: קישור להזמנות שבוצעו מהספק, שפת התכתובת, פרק זמן לקבלת אספקה ולשליחת תזכורת, מטבע עימו עובד הספק, ציון המחירים בחשבונית כולל מע"מ או לא ועוד.
תקציבים – ניהול התקציבים מאפשר למשתמשים בקרה נוחה אחר הוצאות הרכש של הספרייה וניהול מעקב של חלוקת ההוצאות וניצול ההקצבה בכל זמן. באמצעות ניהול התקציבים ניתן להגביל את סכום הכסף הזמין לרכש מסוגים שונים, להגדיר תקציבים במערכת או לקלוט אותם ממקור חיצוני וכן לנהל את יתרת התקציב על פי חיוביו בהזמנות שונות ובתקופות שונות, כולל רישום שערי חליפין בין מטבעות שונים והמרת סכום החיוב ממטבע ההזמנה למטבע התקציב.
הודעות – באמצעות מערכת הודעות מתקדמת המוטמעת במודול מתאפשרת תקשורת בין עובדי הספרייה המעורבים בתהליך הרכש. ההודעות במערכת מקושרות להזמנה ומספקות כלי רב עוצמה לניהול תהליך הטיפול בהזמנה ולמעקב אחריו. ניתן לשלוח הודעות פנימיות ומיילים בין הגורמים השונים המעורבים בתהליך הרכש ולנוחיות המשתמשים שאינם עובדים בסביבת 'אידאה' באופן רגיל, כולל תזכורות לקידום הטיפול בהזמנה. כל ההודעות מתועדות בהיסטורית הטיפול של ההזמנה.
תיבת ההודעות – למשתמשי המערכת ישנה גישה לתיבת הודעות פרטית בתוך המודול המציגה את רשימת ההודעות שנתקבלו עבור המשתמש. כיוון שמאפייניה דומים למאפייני תיבות הודעות של דואר אלקטרוני, השימוש בה ידידותי ונח.
ספריות ומרכזי מידע רבים כבר עושים שימוש במודול זה ומנהלים באמצעותו את תהליכי העבודה הפנימיים ותהליכי הרכש החיצוניים בצורה יעילה, מהירה ומקצועית.
לקבלת מידע נוסף ו/או רכישת המודול עבור הספרייה שלך, אנא צור קשר עם מחלקת המכירות של אידאה
סיפור לקוח
מודול הרכש של אידאה הוטמע במרכז המידע של רפאל
מערכת IDEA Lib
מותקנת בארגון רפאל במספר ספריות וכן במרכז המידע הארגוני. במסגרת ההטמעה, נרכש מודול הרכש של אידאה והותקן במרכז המידע.
מודול הרכש מסייע לעובדי המרכז בניהול ותקצוב בקשות הרכש המתקבלות ממשתמשי הקצה.
באמצעות המודול, ההזמנות לרכישת פריטי מידע מכלל משתמשי הקצה של הארגון, מתקבלות ישירות במרכז המידע. שם מתבצע סינון לגבי טיב הבקשה ובדיקה האם היא מאושרת או לא מול אנשי התקציבים של רפאל, אשר משולבים בתהליך הרכישה ובעלי גישה ישירה למערכת IDEA Lib
. בהתאם לכך מועברת הפנייה להמשך טיפול – רכישה או דחייה.
לאחר אישור הבקשה, מתבצע תהליך הרכישה מול ספקי התוכן החיצוניים של הארגון וכולל פתיחת הזמנה, תקשורת שוטפת מול ספק המידע המתועדת כולה במודול, אספקה וקטלוג הפריט במערכת IDEA Lib
.
מוצרים קשורים
